Styret informerer

[aadnevig]

Takk for fint referat! :-)

Referat fra årsmøte 2014 i Sør-Afrikaforeningen 02. august 14

Antall medlemmer til stede: Det er 31 stemmeberettigede familier på treffet, 23 av disse deltar på årsmøtet. Ingen fullmakter er levert.
Valg av referent og ordstyrer ble Nina Feraco og Hege Sivertsen. Godkjent.

Sak 1. Årsmeldingen for 2013-2014.
Ingen kommentarer. Årsmelding godkjennes.

Sak 2. Regnskap for 2013 og budsjett for 2015.
v/ Svein Morten Takvam og Nina Feraco.
Regnskap for 2013 godkjent.
Budsjett for 2015. Mye diskusjon rundt et stort underskudd. Hva kan vi gjøre for å endre dette? «Er det mulig at styre og treffkommite kan ha mindre møter og ta det meste via skype/mail?» Dette er allerede vurdert, men det er viktig å møtes. Det er forståelse fra årsmøte at det må være slik det er i dag. «Kan det kuttes i den største potten reiseutgifter?» Vi finner alltid de billigste billettene og holder møter der det bor flest. Det nevnes fra styret at det er trist om treffet kun kan arrangeres annethvert år grunnet underskudd, dette er årsmøtet helt enig i.
Øking av medlemsavgift (se punkt 4) er da avgjørende for å få inn mer inntekt og få budsjettet i balanse, samt om det er andre måter å få inn inntekter på (se punkt 7).
«Er det mulig å få støtte som forening?» Dette kjenner ikke styret til og skal sjekke dette opp.

Årsmøtet ønsker å gå gjennom punkt 4 og punkt 7 før budsjett for 2015 godkjennes.

Sak 3. valg av styremedlem.
I følge vedtekter, paragraf 4, kan styret bestå av 5-7 personer. Vi har det siste året bestått av 7 medlemmer. Nåværende styre er som følger:
Hege Sivertsen – Leder – valgt for 2012-2014
Svein Morten Takvam – Kasserer – valgt for 2013-2014
Ingvil Ovedal – Nestleder – valgt for 2013-2014
Beathe Lunde Daaland – Styremedlem – valgt for 2012-2014
Nina Feraco– Styremedlem – valgt for 2013-2015
Marianne Holst Hansen – Styremedlem – valgt for 2013-2015
Torgeir Hjellnes – Styremedlem – valgt for 2013-2015
Av disse stiller ikke Svein Morten Takvam til gjenvalg og går derfor ut av styret.

Det ble spurt om benkeforslag under årsmøtet, Øyvind Brodal har meldt seg rett før årsmøtet og har derfor ikke presentert seg i innkallingen. Hege Sivertsen hadde i utgangspunktet valgt å trekke seg, men stiller 1 år til.

Disse stiller stiller til valg for perioden 2014-2016:
Beathe Lunde Daaland stiller til gjenvalg for 2 år.
Hege Sivertsetsen stiller til gjenvalg for 1 år
Ingvil Ovedal stiller til gjenvalg for 1 år.
Hanne Hagen Limbodal stiller til valg for 2 år
Anne Oseborg Ose stiller til valg for 2 år.
Else-Lill Grønnli stiller til valg for 2 år.
Øyvind Brodal stiller til valg for 2 år.

Tre fra treffkommiteen har trukket seg, styret har derfor spurt de som er på valg inn i styret om noen kan tenke seg å stille til valg til treffkommite istedenfor. Resultatet er da at Torgeir Hjellnes fra styret går over til treffkommite for 1 år, Else-Lill Grønli og Øyvind Brodal sa ja til å bli med treffkommite, dette for 2 år, Kalina Sharp-Bergesen ble valgt inn i fjor og har da 1 år igjen i treffkommiteen. Dermed er det nok plasser til både treffkommite og styret. Hege Sivertsen ble enstemmig valgt til styreleder, andre roller fordeles ved neste styremøte.
Styret spør om det er greit å gjøre det på denne måten, og uten valg, da det er nok medlemmer. Årsmøtet godkjente dette.

Sak 4. Medlemsavgift
Det har i flere år vært indexregulert medlemsavgift i Sør-Afrika foreningen. Forslag er å endre medlemsavgiften til en fastpris samt å øke denne. Det positive med fastpris er at vi slipper å vente til mars før vi får vite ny regulert medlemsavgift, alle kan fra januar betale en fast bestemt pris. Dette er enklere for medlemmene og for styret.
Det kom inn forslag om et gratis medlemsregister, dette skal sjekkes ut.
Fastpris er enstemmig godkjent fra årsmøtet.
Endring av medlemsavgiften. Det var mye diskusjon og det kom inn forslag om å legge inn en ekstrakostnad på kr 50/100 på de som kommer på treff for å få opp inntekten, dette ble ikke godkjent. Det kom forslag fra årsmøtet om å øke pris til kr 400, det stemmes derfor om å øke fastpris til kr 350 eller kr 400. Kr 400 ble enstemmig vedtatt.
Det vil hvert år stemmes over medlemsavgift , dette for å sikre budsjettet.

Sak 5 Treffsted
v/Torgeir Hjellnes og Ingvil Ovedal
Ingvil går gjennom spørreundersøkelsen som ble send tut til alle medlemmer tidligere I år. Ingen kommentarer til dette.
Det har kommet inn tre aktuelle steder for å arrangere treff 2015. Det stemmes over disse tre;
Vestlia Hotel, Geilo
Hotell Scandic, Fornebu
Rica Dyreparken Hotel, Kristiansand.

Valget gjøres ved å skrive ned sin stemme (1 stemme pr familie), Torgeir og Ingvil teller gjennom stemmer og det noteres på flippover slik at årsmøtet er med som vitner.

Geilo: 13 stemmer
Kristiansand: 7 stemmer
Fornebu: 2 stemmer
Blankt: 1 stemme

Det vil si at treffet for 2015 blir på Geilo. Vi har kontrakt med Geilo ut 2015, det vil si at vi neste år må stemmes igjen.

Sak 6. dato for treff
v/Torgeir Hjellnes
Det har vært vurdert å flytte treffhelgen til en annen helg for å se om flere medlemmer er interessert i å være med eller om hotell kan gi en bedre pris. I følge spørreundersøkelsen er flest fornøyd med helgen vi allerede har, det vil si første helgen i august. Alternativ to er i september og alternativ tre er i juni. Det ble diskutert om det er naturlig og endra dato om treffsted endres. Årsmøtet er enstemmig om å beholde første helgen i august.

Sak 7. Eventuelt.
- Innkjøp av datamaskin og Office-pakken/regnskapsprogram til foreningen.
Igjen kom vi tilbake til et allerede stort underskudd i budsjettet og det ble diskutert om det er mulig å finne andre løsninger. Det sjekkes ut om det er mulighet til å få en gammel pc, om dette går i orden er det kun nødvendig med Office pakken. Styret forklarer at det er nødvendig med en egen pc til dette, årsmøtet forstår og godkjenner innkjøp av pc og officepakke.

- Økning av foreningens inntekter.
Det er i dag 107 registrerte familier i Sør-Afrika foreningen, hvorav 8 familier har meldt seg ut og det kun 56 familier som har betalt medlemsavgift for 2014. Det er registrert at en god del av de som ikke betaler medlemsavgift er på forum og det er kommet inn forslag om at de som kun ønsker å være på forum er med og betaler for dette. Det koster å drifte forumet og samtidig vil en symbolsk sum bidra til å øke inntektene til foreningen. En deltager på Årsmøtet foreslår at det bør være full årsavgift. Dette betyr at nåværende brukere av forum må betale årsavgift for inneværende år på kr 314 for å kunne fortsette å være på forum. Det kom også inn forslag om å gi en «gratis prøvetid» på tre måneder for nye medlemmer på forumet. Dagbøker og underforum vil ikke være åpent i prøveperioden. Årsmøtet ønsker at dette må skje fortløpende og at hele forum stenger for de som ikke har betalt innen rimelig tid.
Begge forslag blir enstemmig godkjent.

- Hvordan sikre at medlemmer ikke «forsvinner?
Denne posten ble ikke diskutert da tiden ikke strakk til.

Sak 2 budsjett 2015 tas opp igjen.

Etter å ha gått gjennom endringer med økt medlemsavgift samt at alle medlemmene betaler vil dette kunne gi et mye mindre underskudd. Det må jobbes videre md hvordan vi kan få øke inntekten ytterligere slik at vi unngår underskudd helt.

Budsjett 2015 godkjent forutsatt at styret gjør sitt alle beste for at budsjettet skal gå i balanse.

Referat slutt

[Ingvil]

Takk for fint referat! :-)

Bare hyggelig!

[Lilla75]

Takk for referat og for mail med regnskap og budsjett

Nå var jo ikke jeg på årsmøtet, og ville jo heller ikke vært stemmeberettiget all den tid vi ikke var medlemmer da.
Jeg frykter at benkeforslaget om stenging av forumet for andre enn medlemmer kanskje var forhastet og lite gjennomtenkt, som kanskje naturlig når det dukket opp på årsmøtet og ikke drøftet i forkant.
For oss var forumet et flott lavterskel tilbud og vi ble medlemmer her inne (og etterhvert også medlemmer i foreningen) lenge før vi ble godkjent av Bufetat. Den gang hadde vi neppe blitt med på forumet om det skulle koste 400 kr i året. Mest fordi at man da ikke vet hvor bra dette møtestedet kan være for medadoptanter. Selv med 3 mnd prøvetid frykter jeg at terskelen blir for høy for nye medlemmer, og kanskje skal det mer til for å engasjere seg i "prøvetiden". Det er stor geografisk spredning av adoptanter fra SA, og for meg tok det mer enn 3 mnd å etablere et forhold til både forumet, og ikke minst de av dere jeg har vært så heldig å bli kjent med og møtt i virkeligheten etterhvert. Det er stort pluss med hele forumet, og jeg er EVIG takknemlig for de av dere jeg regner som mine venner nå .

Jeg lurer på hvor mange personer det er på forum? Hvor mange er aktive (om det finnes statistikk på det)?
Hvor mange medlemmer er det i foreningen? (Dette ble sikkert lagt frem i årsmeldingen, men den har jeg ikke lest noen sted). Hvor mange medlemmer har foreningen hatt på det meste, historisk sett?

I regnskapet kommer det frem at nettsiden koster 2000 kr i året. Dette er med forumet regner jeg med, siden det ikke er spesifisert noe annet sted.
For dere som var til stede på Geilo, var det sikker forståelig at styret må ha egen pc og officepakke. Nå har jeg bare mangeårig erfaring fra annet styrearbeid, bla fra lokalavdelingen i VB, og ingen av disse styrene har driftet et nettsted, men jeg skjønner ikke hvorfor det er nødvendig med egen pc til foreningen (og dermed styre mot et større underskudd).
Kjempefint om dere kan forklare for alle oss (og også de medlemmene som ikke var på årsmøtet) hvorfor dere tenker slik, og hvem som skal ha den (leder, sekretær, nettansvarlig, kasserer?). Hvor lenge varer en pc, og hvor ofte skal/må den byttes ut?

Synd at det ikke ble tid til punktet om "hvordan unngå at medlemmer "forvinner"", for det tror jegdet burde vært en god diskusjon omkring.

Jeg håper at det er rom for å stille spørsmål og ha en diskusjon her inne på forumet. Jeg har fått private meldinger som er enige med meg. Mitt ønske er at man skal kunne drøfte ting åpent her, i en respektfull tone og at det er lov å være uenige.

Og så håper jeg dere gir en dag eller to, eller en ukes varsel, før forumet stenges, sånn at de som evt vil betale fortsatt har tilgang til kontoinformasjon osv.

[Lilla75]

REDIGERT: ser nå at det er 107 registrerte familier i foreningen (forumet??) og kun 56 som har betalt medlemsavgiften for 2014, jeg fant det i referatet i siste punkt.
Vil gjerne likevel vite hvor mange betalende medlemmer det har vært på det meste. Er det slik at det har vært stort frafall av betalende medlemmer bør man kanskje heller spørre seg hvorfor, og prioritere tid til en slik diskusjon i stedet for å legge på full medlemsavgift på forumet.

[Helene]

Jeg har tenkt mye fram og tilbake etter jeg leste denne tråen første gangen, og lurt på om jeg skal kommentere eller ikke.

Jeg syns det er trist at det ble bestemt at forumet kun skal være åpent for betalende medlemmer.

Jeg vil gjerne komme med noen tanker som vi hadde da vi opprettet forumet.
Det er ingen hemmelighet at det var jeg som fikk igjennom i styret den gang, at foreningen skulle åpne eget Sør-Afrika forum. Noen var imot, men alle gikk inn for å prøve et eget forum. Før SA-forumet, var det mange av oss inne på Ønskebarn sitt forum, også et gratis forum.

Det vi så for oss var et forum for søkere og adoptanter på SA. Vi ønsket et forum hvor vi kunne samle gode råd og tips. Komme med erfaringer og dele det hjerte flyter over av. Sette ting i undergrupper og egne tråer, så det var enklere å finne fram om alt vi lurte på om SA og adopsjon osv osv. Vi som satt i styret den gangen var fornøyde med resultatene, og de som ikke hadde vært positive til å begynne med, innrømmet at de hadde tatt feil. Forumet var meget vellykket.

Man ser jo at etter hvert som årene går, så er det kanskje blitt litt mindre aktivitet. Men forumet i seg selv inneholder i dag masse verdifull informasjon som er gull verd for folk i adopsjonsprosessen, og også etter hjemkomst. Det er synd at dette nå blir stengt for folk som ikke ønsker å være medlemmer av div grunner.

Da jeg satt i styret var vi veldig klare på at forumet skulle være gratis, nettopp for å få folk til å bli med og være på forumet. Vi ville ha et levende forum, men også et forum hvor folk skulle kunne lese informasjon om SA-adopsjon uten å måtte gjøre seg kjent. Folk skulle få være seg selv, åpen eller anonym. På den måten så fikk også folk kjennskap til SA-foreningen gjennom forumet, og vi fikk nye medlemmer! Vi laget etter hvert eget underforum for medlemmer, men var fast bestemt på at det meste av forumet skulle være for alle SA-adoptanter.

Forumet er en veldig liten utgift i forhold til hele budsjettet. Styret bør gå i seg selv, hva prioriterer dere penger på? Hvorfor velger folk å ikke være medlemmer lenger? Hvordan få nye medlemmer?

Jeg tror at med å stenge for ikke medlemmer, vil være det samme som at dere nå «begynner å grave forumets egen grav»… Jeg håper jeg tar feil, men jeg frykter at dette verdifulle forumet med ALL den informasjon vi har liggende her, vil dø ut ved å gjøre det dere har bestemt nå. Jeg tror ikke dette er veien å gå for å få folk til å betale medlemsavgift.

Det står at det kom opp som et forslag på årsmøte og stemt over der og da. Det er jo da et lite gjennomtenkt og lite drøftet tema. Veldig lite gjennomtenkt syns jeg.

[pjusk]

Hei!
Bare en liten "obs"... Hvis man går via www.saforeningen.no - klikker på "les mer" under "Styret informerer" og så klikker på "Siste innlegg" i høyre kolonne - så er forumet åpent. UTEN å være innlogget. Det er først når man evt skal svare på en tråd at man blir spurt om å logge inn. Vet ikke om dere er klar over dette? Dvs. man ser den delen av forumet som er ment å skulle være skjult for de som ikke har log-in (vil jeg tro?). Diskusjonen som pågår under "styret informerer" osv.
Mvh
Pjusk

[Ingvil]

Hei pjusk!
Det er det som blir diskutert her under Informasjon (det er her tråden 'Styret informerer' er lagt) som vises der. Det er pga alt under Informasjon er åpent for alle til å se, men en kan ikke kommentere uten å være innlogget.
Det er informert om dette i ny tråd av Silli, 06-05-12 - denne tråden er klistret slik at den alltid skal komme vises blant de første, slik at alle skal kunne se, lese og være klar over dette.

MVH Ingvil

[HeSivertsen]

SVAR FRA STYRET OM ÅRSMØTETS BESTEMMELSE OM Å LUKKE FORUM FOR IKKE- MEDLEMMER
Det er klart at det er lov å lufte meningene sine på forumet, og styret synes det er fint at dere gjør dette i åpent forum, slik at alle får se innvendingene (som sikkert flere er enige i) og slik at vi får mulighet til å svare.

Styret kan gjerne «gå i seg selv» for å se på hva vi prioriter å bruke penger på, men alle budsjetter og regnskap er godkjent av foregående årsmøter. Det koster særlig penger å arrangere treff, men dette er også en av foreningens hovedhensikter.

Det var styret som kom med forslag om å ha en avgift for å bruke forum. Dette for å dekke noe av et stort underskudd i foreningen. Vi ønsket i utgangspunktet ikke å stenge noen ute fra forum, men det er snakk om at foreningen har et stort økonomisk underskudd og vi trenger at folk betaler medlemsavgiften. Slik årsmøtet så det, var den sikreste måten å få flere til å betale denne å stenge forum for ikke- medlemmer. Hensikten er altså egentlig ikke å dekke inn utgiften med å drive forum, men å sikre medlemsinntekter slik at vi kan dekke inn underskuddet i budsjettet.

Da benkeforslaget om fullt medlemskap kom, ble dette diskutert. Vi hadde en diskusjon rundt hvilken effekt det vil kunne få særlig i forhold til nye medlemmer. Akkurat de argumentene dere trekker frem ble luftet. Samtidig ble det også påpekt at flere ønsket et mer «skjerma» forum da informasjonen som legges ut til tider er relativt personlig og man ønsker at det er mennesker i samme situasjon som har tilgang til denne informasjonen. Nå skal jo forum kun være for mennesker som søker å adoptere/ar adoptert/ er adoptert, men flere tok til orde for at det trolig var søkere som var kommet lengre i prosessen som ville betale for et medlemskap. Som dere kan se av referatet ble forslaget enstemmig vedtatt.

Styret har ikke myndighet til å endre årsmøtets bestemmelser. Men dette emnet vil bli tatt opp igjen på neste årsmøte, så får vi se om årsmøtet ønsker å endre på vedtaket. Vi håper alle at dette ikke vil føre til et «dødt» forum, noe som hadde vært veldig trist- for forum er unektelig en flott kilde både til vennskap og informasjon.

[Lilla75]

Takk for svar, HeSivertsen.
Jeg syns det er fint at dere opptrer ryddig og gir et samlet svar.

Har du tallene på hvor mange som har vært medlem av foreningen på det meste? Og hvor mange "medlemmer" er bare på forumet?

Om dere også kunne forklart det med behov for egen pc, så hadde det også vært fint. Kan godt hende det er helt opplagt at det er et slik behov, men jeg bare ikke skjønner det.

For en utenfor et geografisk tyngdepunkt, og som nok ikke kommer til å prioritere å reise langt (og kronglete) på treff, oppleves det som forumet skal subsidere foreningens drift. Og det sier dere jo egentlig også med at hovedformålet er å skaffe inntekter til å dekke inn underskudd.

Jeg er fortsatt i tenkeboksen over hvorvidt jeg ønsker å betale for å være på forum når vi ikke skal adoptere flere ganger, og derfor hadde det vært fint med svar på de spørsmålene ovenfor.

[HeSivertsen]

SVAR FRA STYRET
Styret velger å ikke vise til interne forhold som antall medlemmer som har vært innom foreningen og brukere av forum til allmenheten. Disse tallene ble presentert på årsmøtet, og medlemmer som ønsker informasjonen kan ta kontakt med styret for å få disse. Vi håper på forståelse for dette. Vi har denne gang valgt å vise årsmøtereferatet i sin helhet (da dette ble etterlyst) da beslutningen om å stenge forum for ikke- medlemmer er en stor forandring i brukstilgangen til forumet.

Når det gjelder innkjøp av PC har årsmøtet godtatt et kjøp. Pga dårlig økonomi er det ikke budsjettert med innkjøp av PC verken i 2014 eller 2015- regnskapet. Men dersom økonomien endrer seg, kan styret kjøpe en PC uten å måtte vente til neste årsmøte. Årsaken til hvorfor styret ønsker en egen PC er enkel. Mange har i dag ikke egen PC, men nettbrett. Disse egner seg ikke til å føre regnskap og gjøre andre administrative oppgaver. Office-pakken er ønskelig fordi de gratisprogrammene som finnes (iallfall de vi vet om), krever at man må være online, og dette er ikke alltid mulig.

Sør-Afrikaforeningen er et hele. Vi arrangerer treff, produserer medlemsblad og drifter forumet. Det er umulig og ikke ønskelig å skille disse oppgavene fra hverandre. Det er medlemmene i foreningen som bestemmer hvordan man skal forholde seg til disse oppgavene. Nå har årsmøtet bestemt at det er medlemmer som skal få tilgang til forumet. Endringen som årsmøtet vedtar i forhold til forum er gjeldende på samme måte som andre vedtak som bestemmes av årsmøtet (f.eks. budsjetter, treffsted og medlemskontingent). Styret er satt til å forvalte årsmøtets bestemmelser. Foreningen har forandret seg de ti årene som har gått siden foreningens oppstart, og det er gjeldende årsmøtevedtak og styrebestemmelser som gjelder uansett hvilke visjoner og tanker tidligere styrer og årsmøter har hatt.

Styret håper at flest mulig av forumets brukere vil betale medlemsavgiften. Vi ønsker en levende forening hvor mennesker fra hele landet kan ha et felles møtested, enten ved å bruke forum, bidra til medlemsbladet (eller bare lese det) eller delta på treff. Vi setter stor pris på at folk har ulike meninger og oppfordrer til diskusjoner. Det er viktig at folk kommer med synspunkter som årsmøtet og styret kanskje ikke har tenk på, bare slik kan vi ivareta alle medlemmene våre. Men vedtak som er fattet av årsmøtet kan ikke endres før neste årsmøte.

Vi er en liten forening, og dersom vi skal overleve de neste årene må medlemskontingenten betales. De medlemmene som var på årsmøtet (og det var over 50% av medlemsmassen) så realiteten og stemte derfor for å stenge forum i håp om å få opp medlemsinntektene. Dersom man ønsker å delta i beslutningsprosessene i foreningen må man være medlem i foreningen og delta (eller benytte fullmakt) på årsmøtet.

Med dette svaret antar vi at diskusjonen er lagt død. Dersom man ønsker å endre dette vedtaket (eller andre vedtak gjort på årsmøtet) er det nødvendig å være medlem og uttale seg på årsmøtet.

Stenging av forum vil starte i midten av september.