Styret informerer

[Ingvil]

Kjære alle brukere av forum.

Legger her ut et punkt fra årsmøtet 2014. Det ble diskutert hvordan foreningens inntekter kan økes, for å sikre at inntektene dekker kostnadene vi har, slik at budsjettet går i balanse:

- Økning av foreningens inntekter.
Det er i dag 107 registrerte familier i Sør-Afrika foreningen, hvorav 8 familier har meldt seg ut og det kun 56 familier som har betalt medlemsavgift for 2014. Det er registrert at en god del av de som ikke betaler medlemsavgift er på forum og det er kommet inn forslag om at de som kun ønsker å være på forum er med og betaler for dette. Det koster å drifte forumet og samtidig vil en symbolsk sum bidra til å øke inntektene til foreningen. En deltager på Årsmøtet foreslår at det bør være full årsavgift. Dette betyr at nåværende brukere av forum må betale årsavgift for inneværende år på kr 314 for å kunne fortsette å være på forum. Det kom også inn forslag om å gi en «gratis prøvetid» på tre måneder for nye medlemmer på forumet. Dagbøker og underforum vil ikke være åpent i prøveperioden. Årsmøtet ønsker at dette må skje fortløpende og at hele forum stenger for de som ikke har betalt innen rimelig tid.
Begge forslag blir enstemmig godkjent.

Dette betyr altså at årsmøtet har bestemt at forum stenges for brukere som ikke ønsker å betale medlemsavgift. For å fortsatt ha tilgang må medlemsavgiften for inneværende år betales. Jeg kan også opplyse om at årsmøtet har bestemt at fra 01.01.2015 øker medlemsavgiften til kr 400,- pr år.

Vi starter med å stenge i løpet av kort tid. Er du usikker på om du har betalt, så ta kontakt.
Er der andre kommentarer eller spørsmål, så send meg en pm.

Vennlig hilsen Ingvil

[hegeSØR]

Ingvil, betyr dette at forumet også stenges for personer som ikke er eller har vært i adopsjonsprosess fra Sør-Afrika? Er det endringer for kriteriene for å bli medlem, både i forhold til selve foreningen og av forumet?

[Ingvil]

Hei HegeSør!

Så fint at du spør!
Forum har aldri vært åpent for andre enn adoptanter fra Sør-Afrika. Vet at det en gang ble nevnt om/at det kunne/skulle åpnes opp for tanter, onkler og besteforeldre, men i løpet av de 3 år jeg har hatt ansvar for forum (mener det er årsmøtet for 2 år siden det ble nevnt, om det er det du tenker på) har jeg aldri godtatt andre enn søkere på Sør-Afrika som forumbrukere. Meg bekjent så er alle forumbrukere ventere eller adoptanter fra Sør-Afrika.

De aller fleste er blitt godkjent for Sør-Afrika når de sender meg mail og spør om tilgang, har hatt 2 eller 3 stk som har ventet på godkjenning når de har mailet meg (papirene har ligget til godkjenning hos bufetat). Andre som henvender seg og ønsker tilgang av forskjellige grunner (har hatt 2 så lenge jeg har hatt ansvar) har fått et høflig avslag.

Der er ikke noen endringer i kriterier for å bli medlem av foreningen. Sør-Afrika Foreningen er en forening for adoptanter og adopterte fra Sør-Afrika. Og det er styrets oppgave å forvalte dette.
Det som nå er forskjell fra tidligere, er at årsmøtet har bestemt at alle må være betalende medlem av foreningen for å få lov å bruke forumet. Det koster penger å drifte nettsiden og forum, og årsmøtet var enstemmige på at alle som bruker skal være med å betale. Nye søkere som ønsker tilgang får en gratis prøvetid på 3 måneder før de må betale, slik at de skal få sjangs til å se hva dette er for noe før de bestemmer seg.

Håper jeg klarte å svare på det du lurte på Bare spør i vei om det er noe mer!

Vennlig hilsen Ingvil

[5ikkje]

Din inboks er full, Ingvil, så du får en melding her.

Jeg er en flittig bruker av forumet, men vi er ikke medlem lenger. Jeg vil gjerne fortsette å bruke forumet, så da blir jeg gjerne medlem igjen. Hvilken informasjon trenger du og hvilket kontonr. er det jeg skal overføre pengene til?

[Ingvil]

Hei 5ikkje!
Så kjekt at du vil bli betalende medlem igjen! 314 kr betales til kontonr : 6182 05 34513 ved Ingvil Ovedal.
I nettbanken føres det på navn, adresse, telefonnummer , mail adresse og nick på forum. Dersom det blir dårlig med plass kan informasjonen sendes i en egen mail til: forum@saforeningen.no

(Har ordnet innboksen nå.. )

Vennlig hilsen Ingvil

[Lilla75]

Heisann!
Jeg har full forståelse for at styret/årsmøtet må tenke økonomi. Vi har jo sånn sett aldri meldt oss formelt ut, bare latt være å betale medlemsavgiften for 2014. (trodde man ble meldt ut automatisk da) Det var et valg vi tok etter 1-2 år der vi var ambivalent ifht mye av det som skjedde/ikke skjedde i foreningen. Vi er ikke i en ny adopsjonsprosess, men jeg er jo innom forumet kanskje daglig, men langt mindre aktiv enn tidligere. Om man ser på de som var aktive da jeg meldte meg inn, er det en tendens med mindre aktivitet etterhvert som hverdagen med barn/komplett familie skrider frem.
Som sagt har jeg full forsteålse for at det koster å drifte nettsiden og forumet. Jeg er ikke sikker på om min aktivitet her inne er tilstrekkelig til at jeg ønsker å betale full medlemsavgift, når det "bare" er forumet man får igjen. Når det er sagt har jeg savnet tilgang på hår/hud-trådene til en viss grad

Det jeg lurer på er om styret kan legge ut referat fra årsmøtet tilgjengelig for alle? Det hadde vært fint å se sakene fra årsmøtet, vedtak ifht treffet og ifht økonomi.

[Ingvil]

Hei lilla75!

Takk for tilbakemelding!
Jeg skal legge ut årsmøtereferatet her. Vi gjør det slik i år med tanke på omstendighetene (om en times tid, når jeg kommer hjem til pcen ). Programmet taklet ikke å legge ut filene for regnskapet for 2013 og budsjett 2015 - som jo er en naturlig del av referatet. Kan sende de på mail til deg om du sender meg mailadressen din på pm til meg.

Minner om at det ikke "bare" er tilgangen til forum du får, men også et superbra medlemsblad på mail to ganger pr år! Og selvsagt full tilgang på forumet.

Smil fra Ingvil

[Ingvil]

Referat fra årsmøte 2014 i Sør-Afrikaforeningen 02. august 14

Antall medlemmer til stede: Det er 31 stemmeberettigede familier på treffet, 23 av disse deltar på årsmøtet. Ingen fullmakter er levert.
Valg av referent og ordstyrer ble Nina Feraco og Hege Sivertsen. Godkjent.

Sak 1. Årsmeldingen for 2013-2014.
Ingen kommentarer. Årsmelding godkjennes.

Sak 2. Regnskap for 2013 og budsjett for 2015.
v/ Svein Morten Takvam og Nina Feraco.
Regnskap for 2013 godkjent.
Budsjett for 2015. Mye diskusjon rundt et stort underskudd. Hva kan vi gjøre for å endre dette? «Er det mulig at styre og treffkommite kan ha mindre møter og ta det meste via skype/mail?» Dette er allerede vurdert, men det er viktig å møtes. Det er forståelse fra årsmøte at det må være slik det er i dag. «Kan det kuttes i den største potten reiseutgifter?» Vi finner alltid de billigste billettene og holder møter der det bor flest. Det nevnes fra styret at det er trist om treffet kun kan arrangeres annethvert år grunnet underskudd, dette er årsmøtet helt enig i.
Øking av medlemsavgift (se punkt 4) er da avgjørende for å få inn mer inntekt og få budsjettet i balanse, samt om det er andre måter å få inn inntekter på (se punkt 7).
«Er det mulig å få støtte som forening?» Dette kjenner ikke styret til og skal sjekke dette opp.

Årsmøtet ønsker å gå gjennom punkt 4 og punkt 7 før budsjett for 2015 godkjennes.

Sak 3. valg av styremedlem.
I følge vedtekter, paragraf 4, kan styret bestå av 5-7 personer. Vi har det siste året bestått av 7 medlemmer. Nåværende styre er som følger:
Hege Sivertsen – Leder – valgt for 2012-2014
Svein Morten Takvam – Kasserer – valgt for 2013-2014
Ingvil Ovedal – Nestleder – valgt for 2013-2014
Beathe Lunde Daaland – Styremedlem – valgt for 2012-2014
Nina Feraco– Styremedlem – valgt for 2013-2015
Marianne Holst Hansen – Styremedlem – valgt for 2013-2015
Torgeir Hjellnes – Styremedlem – valgt for 2013-2015
Av disse stiller ikke Svein Morten Takvam til gjenvalg og går derfor ut av styret.

Det ble spurt om benkeforslag under årsmøtet, Øyvind Brodal har meldt seg rett før årsmøtet og har derfor ikke presentert seg i innkallingen. Hege Sivertsen hadde i utgangspunktet valgt å trekke seg, men stiller 1 år til.

Disse stiller stiller til valg for perioden 2014-2016:
Beathe Lunde Daaland stiller til gjenvalg for 2 år.
Hege Sivertsetsen stiller til gjenvalg for 1 år
Ingvil Ovedal stiller til gjenvalg for 1 år.
Hanne Hagen Limbodal stiller til valg for 2 år
Anne Oseborg Ose stiller til valg for 2 år.
Else-Lill Grønnli stiller til valg for 2 år.
Øyvind Brodal stiller til valg for 2 år.

Tre fra treffkommiteen har trukket seg, styret har derfor spurt de som er på valg inn i styret om noen kan tenke seg å stille til valg til treffkommite istedenfor. Resultatet er da at Torgeir Hjellnes fra styret går over til treffkommite for 1 år, Else-Lill Grønli og Øyvind Brodal sa ja til å bli med treffkommite, dette for 2 år, Kalina Sharp-Bergesen ble valgt inn i fjor og har da 1 år igjen i treffkommiteen. Dermed er det nok plasser til både treffkommite og styret. Hege Sivertsen ble enstemmig valgt til styreleder, andre roller fordeles ved neste styremøte.
Styret spør om det er greit å gjøre det på denne måten, og uten valg, da det er nok medlemmer. Årsmøtet godkjente dette.

Sak 4. Medlemsavgift
Det har i flere år vært indexregulert medlemsavgift i Sør-Afrika foreningen. Forslag er å endre medlemsavgiften til en fastpris samt å øke denne. Det positive med fastpris er at vi slipper å vente til mars før vi får vite ny regulert medlemsavgift, alle kan fra januar betale en fast bestemt pris. Dette er enklere for medlemmene og for styret.
Det kom inn forslag om et gratis medlemsregister, dette skal sjekkes ut.
Fastpris er enstemmig godkjent fra årsmøtet.
Endring av medlemsavgiften. Det var mye diskusjon og det kom inn forslag om å legge inn en ekstrakostnad på kr 50/100 på de som kommer på treff for å få opp inntekten, dette ble ikke godkjent. Det kom forslag fra årsmøtet om å øke pris til kr 400, det stemmes derfor om å øke fastpris til kr 350 eller kr 400. Kr 400 ble enstemmig vedtatt.
Det vil hvert år stemmes over medlemsavgift , dette for å sikre budsjettet.

Sak 5 Treffsted
v/Torgeir Hjellnes og Ingvil Ovedal
Ingvil går gjennom spørreundersøkelsen som ble send tut til alle medlemmer tidligere I år. Ingen kommentarer til dette.
Det har kommet inn tre aktuelle steder for å arrangere treff 2015. Det stemmes over disse tre;
Vestlia Hotel, Geilo
Hotell Scandic, Fornebu
Rica Dyreparken Hotel, Kristiansand.

Valget gjøres ved å skrive ned sin stemme (1 stemme pr familie), Torgeir og Ingvil teller gjennom stemmer og det noteres på flippover slik at årsmøtet er med som vitner.

Geilo: 13 stemmer
Kristiansand: 7 stemmer
Fornebu: 2 stemmer
Blankt: 1 stemme

Det vil si at treffet for 2015 blir på Geilo. Vi har kontrakt med Geilo ut 2015, det vil si at vi neste år må stemmes igjen.

Sak 6. dato for treff
v/Torgeir Hjellnes
Det har vært vurdert å flytte treffhelgen til en annen helg for å se om flere medlemmer er interessert i å være med eller om hotell kan gi en bedre pris. I følge spørreundersøkelsen er flest fornøyd med helgen vi allerede har, det vil si første helgen i august. Alternativ to er i september og alternativ tre er i juni. Det ble diskutert om det er naturlig og endra dato om treffsted endres. Årsmøtet er enstemmig om å beholde første helgen i august.

Sak 7. Eventuelt.
- Innkjøp av datamaskin og Office-pakken/regnskapsprogram til foreningen.
Igjen kom vi tilbake til et allerede stort underskudd i budsjettet og det ble diskutert om det er mulig å finne andre løsninger. Det sjekkes ut om det er mulighet til å få en gammel pc, om dette går i orden er det kun nødvendig med Office pakken. Styret forklarer at det er nødvendig med en egen pc til dette, årsmøtet forstår og godkjenner innkjøp av pc og officepakke.

- Økning av foreningens inntekter.
Det er i dag 107 registrerte familier i Sør-Afrika foreningen, hvorav 8 familier har meldt seg ut og det kun 56 familier som har betalt medlemsavgift for 2014. Det er registrert at en god del av de som ikke betaler medlemsavgift er på forum og det er kommet inn forslag om at de som kun ønsker å være på forum er med og betaler for dette. Det koster å drifte forumet og samtidig vil en symbolsk sum bidra til å øke inntektene til foreningen. En deltager på Årsmøtet foreslår at det bør være full årsavgift. Dette betyr at nåværende brukere av forum må betale årsavgift for inneværende år på kr 314 for å kunne fortsette å være på forum. Det kom også inn forslag om å gi en «gratis prøvetid» på tre måneder for nye medlemmer på forumet. Dagbøker og underforum vil ikke være åpent i prøveperioden. Årsmøtet ønsker at dette må skje fortløpende og at hele forum stenger for de som ikke har betalt innen rimelig tid.
Begge forslag blir enstemmig godkjent.

- Hvordan sikre at medlemmer ikke «forsvinner?
Denne posten ble ikke diskutert da tiden ikke strakk til.

Sak 2 budsjett 2015 tas opp igjen.

Etter å ha gått gjennom endringer med økt medlemsavgift samt at alle medlemmene betaler vil dette kunne gi et mye mindre underskudd. Det må jobbes videre md hvordan vi kan få øke inntekten ytterligere slik at vi unngår underskudd helt.

Budsjett 2015 godkjent forutsatt at styret gjør sitt alle beste for at budsjettet skal gå i balanse.

Referat slutt

[hegeSØR]

Hei HegeSør!

Så fint at du spør!
Forum har aldri vært åpent for andre enn adoptanter fra Sør-Afrika. Vet at det en gang ble nevnt om/at det kunne/skulle åpnes opp for tanter, onkler og besteforeldre, men i løpet av de 3 år jeg har hatt ansvar for forum (mener det er årsmøtet for 2 år siden det ble nevnt, om det er det du tenker på) har jeg aldri godtatt andre enn søkere på Sør-Afrika som forumbrukere. Meg bekjent så er alle forumbrukere ventere eller adoptanter fra Sør-Afrika.

De aller fleste er blitt godkjent for Sør-Afrika når de sender meg mail og spør om tilgang, har hatt 2 eller 3 stk som har ventet på godkjenning når de har mailet meg (papirene har ligget til godkjenning hos bufetat). Andre som henvender seg og ønsker tilgang av forskjellige grunner (har hatt 2 så lenge jeg har hatt ansvar) har fått et høflig avslag.

Der er ikke noen endringer i kriterier for å bli medlem av foreningen. Sør-Afrika Foreningen er en forening for adoptanter og adopterte fra Sør-Afrika. Og det er styrets oppgave å forvalte dette.
Det som nå er forskjell fra tidligere, er at årsmøtet har bestemt at alle må være betalende medlem av foreningen for å få lov å bruke forumet. Det koster penger å drifte nettsiden og forum, og årsmøtet var enstemmige på at alle som bruker skal være med å betale. Nye søkere som ønsker tilgang får en gratis prøvetid på 3 måneder før de må betale, slik at de skal få sjangs til å se hva dette er for noe før de bestemmer seg.

Håper jeg klarte å svare på det du lurte på Bare spør i vei om det er noe mer!

Vennlig hilsen Ingvil

Tusen takk for gode og oppklarende svar Ingvil!

[Ingvil]

Tusen takk for gode og oppklarende svar Ingvil!

Bare hyggelig